Dalam Panduan Lengkap Memilih Mesin Fotocopy ini kita akan membahas:

• Apa yang dapat dilakukan mesin fotokopi modern untuk bisnis Anda
• Pertimbangan penting
• Memilih supplier mesin fotocopy yang paling sesuai
• Panduan harga
• Tips Menghemat Uang

Apa yang dapat dilakukan mesin fotokopi modern untuk bisnis Anda:

Mesin fotokopi telah berkembang pesat selama beberapa dekade dan sekarang melakukan lebih dari sekadar menyalin. Mesin fotokopi bisnis modern kini memiliki banyak fungsi komputer, menggabungkan:

• Menyalin
• Fotokopi dan pencetakan laser
• Mengirim faks
• Memindai

Ada juga fitur, seperti fotokopi kecepatan tinggi, penyortiran, pelubangan dan penjepitan, yang dapat membantu menghadirkan peningkatan efisiensi dan produktivitas yang nyata ke lingkungan kantor.

Analog vs. digital:

Sangat sedikit produsen yang masih memproduksi mesin fotocopy analog karena perbedaan harga yang kecil antara mesin fotocopy analog dan digital dan mesin fotocopy digital memiliki lebih banyak kelebihan diantaranya adalah:

• Multi-fungsi sebagai mesin fotokopi, pemindai, printer jaringan dan mesin faks,
• Memiliki lebih sedikit bagian yang bergerak yang berarti lebih sedikit kerusakan mekanis,
• Lebih tenang, dan karena itu lebih cocok untuk kantor dan
• Menghasilkan kualitas cetak yang jauh lebih tinggi.

Perhatian sebagian orang tentang mesin fotokopi digital adalah bagaimana menggunakan teknologinya. Namun, mesin fotokopi digital dirancang agar ramah pengguna dan dengan pelatihan minimal dan panduan pengguna yang mudah dipahami, staf Anda akan cepat terbiasa mengoperasikannya.

Yang saya perlukan untuk dilakukan mesin fotokopi kantor:

Hampir semua mesin fotokopi digital modern multifungsi karena dapat mencetak, mengirim faks, dan memindai.

Fungsi tambahan biasanya dijual sebagai add-on sehingga Anda dapat membeli fungsionalitas tambahan saat dan ketika Anda memutuskan membutuhkannya dan daya tahan mesin fotokopi modern berarti dapat menangani fungsionalitas tambahan tanpa mengorbankan kinerja.

Selain itu, dengan menghubungkan mesin fotokopi ke jaringan internal Anda, staf Anda dapat menyalin, memindai, dan bahkan menjepret dokumen dari kenyamanan meja mereka, sehingga tim kantor menjadi lebih efisien dan produktif. Berikut beberapa fitur lain dari mesin fotokopi multifungsi modern:

Pengumpan – Pengumpan dokumen otomatis (ADF) dapat memfotokopi tumpukan dokumen asli dengan menarik setiap halaman secara otomatis, tanpa perlu mengangkat dan menurunkan sampul untuk setiap lembar yang Anda salin. Selain itu, untuk kantor yang menyalin banyak dokumen asli bersisi ganda, penyalur dokumen otomatis yang bersirkulasi ulang melakukan penyalinan dua sisi.

Penyortiran – Ketika mesin fotokopi multifungsi diberi banyak tugas, di akhir setiap tugas, fotokopi ditempatkan dalam satu baki atau diimbangi dengan salinan dari tugas lain, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat di mana satu set salinan berakhir dan set lainnya dimulai.

Penyelesaian – Jika Anda akan menggunakan mesin fotokopi multifungsi untuk berbagai tugas, Anda mungkin ingin mempertimbangkan fitur penyelesaian seperti penjepitan otomatis, pelubangan, penjilidan, pelipatan, dan lainnya.

Persediaan kertas – Jika Anda menyalin dan mencetak dalam volume tinggi atau ingin menyalin ke jenis kertas yang berbeda, seperti kop surat, kertas berwarna dan kertas dengan berbagai ukuran tanpa memuat ulang mesin, maka Anda memerlukan mesin fotokopi multi-baki, volume tinggi yang akan pegang berbagai macam kertas secara bersamaan.

Masalah kertas macet tidak dapat dihindari, tetapi umumnya mesin fotokopi dengan kualitas lebih tinggi cenderung tidak macet.

Pengeditan gambar – Saat dokumen Anda sedang disalin, dicetak, atau dipindai, mesin dapat mengedit dokumen Anda. Mesin fotokopi dapat menomori halaman secara otomatis, menambahkan tanda air seperti “rahasia” atau “salinan”, atau menambahkan stempel tanggal.

Mereka dapat menambah, mengurangi, memutar, dan menggabungkan dokumen asli, jadi misalnya Anda dapat meletakkan dokumen empat halaman ke dalam satu halaman, atau memutar gambar yang dipindai agar sesuai dengan orientasi persediaan kertas yang tersedia, menghemat waktu yang terbuang dan kertas dari kesalahan yang tidak terduga.

Penentuan ukuran otomatis – Fitur ini mencatat dimensi dokumen asli Anda dan menggunakan pengaturan perkecil dan pembesaran memungkinkan Anda untuk menyalin, mencetak atau memindai dokumen dalam skala kecil atau lebih besar, dengan tetap mempertahankan dimensi aslinya.

Mati otomatis – Hampir semua mesin fotokopi sekarang mati saat tidak digunakan, menghemat uang untuk tagihan energi Anda dan mengurangi keausan untuk memperpanjang umur mesin fotokopi.

Keamanan – Sebagian besar mesin fotokopi modern dapat diatur untuk meminta kode pengguna sebelum mereka dapat menggunakan mesin fotokopi. Ini menghentikan penggunaan yang tidak sah dan memungkinkan Anda untuk memantau aktivitas mesin fotokopi di setiap departemen.

Fungsi tambahan mesin fotokopi adalah untuk menyimpan dokumen rahasia di memorinya sampai kode yang benar dimasukkan, kemudian mencetaknya. Ini mencegah dokumen semacam itu dilihat oleh pengguna mesin fotokopi lain.

Opsi koneksi kabel dan nirkabel – Anda juga dapat meminta mesin fotokopi yang memiliki antarmuka nirkabel atau USB sehingga Anda dapat mengatur jaringan nirkabel untuk mesin fotokopi Anda dan menghubungkan laptop dan perangkat penyimpanan.

Penyalinan berwarna – Pada dasarnya ada 2 opsi di sini. Mesin fotokopi berwarna atau mesin fotokopi hibrida.

Hibrid menawarkan pencetakan berwarna jika diperlukan, tetapi menggunakan tinta hitam dan putih untuk dokumen yang tidak memerlukan warna.

Tinta berwarna lebih mahal daripada tinta hitam, jadi dengan mesin fotokopi hibrida, bisnis dapat menghemat penggunaan dan pengeluaran tinta berwarna jika tidak diperlukan. Untuk alasan ini, kantor adalah tempat yang ideal untuk mesin fotokopi hybrid.

Namun, bagi mereka yang membutuhkan penyalinan berwarna definisi tinggi dan berkualitas tinggi, mesin fotokopi berwarna cocok untuk Anda.

Mesin fotokopi Hibrid dan Berwarna yang menggunakan teknologi canggih jelas akan lebih mahal, tetapi Anda akan membayar untuk kecepatan cetak yang lebih tinggi dan kualitas cetak yang tinggi.

Mesin fotokopi warna standar dilengkapi dengan fitur pengeditan tambahan seperti penghapusan batas, pemusatan gambar,

Penyimpanan:

Sederhana saja, jika Anda akan menggunakan mesin fotokopi untuk menyalin, mencetak dan memindai dokumen volume tinggi maka Anda memerlukan mesin fotokopi dengan memori yang cukup untuk mendukung fitur-fitur tersebut dan memastikan fitur-fitur tersebut berjalan efektif.

Sebagian besar mesin fotokopi memiliki satu cache memori yang digunakan bersama di antara semua fungsi, sementara mesin fotokopi tingkat lanjut memiliki cache tersendiri untuk setiap fungsi.

Jika, misalnya, Anda melakukan banyak penyalinan, tetapi tidak terlalu banyak mencetak atau memindai, pastikan mesin fotokopi memiliki memori cache tunggal atau memori cache individual yang tinggi khusus untuk menyimpan dokumen yang telah difotokopi. Anda dapat membeli lebih banyak memori saat bisnis Anda membutuhkannya.

Namun, pastikan Anda memilih memori standar industri karena jika tidak membeli memori tambahan mungkin lebih sulit. Jika Anda tidak yakin berapa banyak memori yang Anda butuhkan, hal terbaik untuk dilakukan adalah berbicara dengan beberapa pemasok mesin fotokopi, beritahu mereka untuk apa Anda menggunakan mesin fotokopi itu dan seberapa sering Anda menggunakannya, dan biarkan mereka merekomendasikan memori ukuran apa yang Anda butuhkan. Memori mesin fotokopi diukur dalam RAM, jadi Anda akan tahu apa yang dibicarakan pemasok mesin fotokopi ketika mereka menggunakan istilah ini untuk  menggambarkan berapa banyak memori yang dimiliki mesin fotokopi.

Volume:

Penting untuk mengetahui hasil fotokopi bulanan Anda untuk menemukan mesin fotokopi yang tidak akan bekerja berlebihan dan karena itu akan bertahan lebih lama dan bekerja lebih efisien setiap hari. Jika Anda tahu berapa banyak yang akan Anda belanjakan atau akan Anda belanjakan di atas kertas, maka Anda dapat memiliki gambaran yang lebih jelas tentang anggaran mesin fotokopi Anda. Untuk mengatasinya, lihatlah meja kertas Anda, biasanya ditemukan di bawah kaca mesin fotokopi atau lihat kuitansi pembelian kertas Anda. Juga ingatlah untuk mempertimbangkan pertumbuhan bisnis Anda di masa depan saat menilai kebutuhan volume mesin fotokopi Anda.

Jika Anda cenderung membuat kurang dari 1000 salinan setiap bulan, maka membeli mesin fotokopi kantor kecil akan baik-baik saja untuk kebutuhan Anda dan akan lebih murah. Namun, jika Anda melakukan penyalinan lebih dari ini maka Anda akan membutuhkan mesin fotokopi volume tinggi. Mesin fotokopi floor standing seharga lebih dari £ 2.000 dan akan mampu menghasilkan 100.000 hingga 150.000 eksemplar per bulan.

Kecepatan menyalin:

Jika Anda berada dalam lingkungan bisnis yang cepat, Anda mungkin ingin mempertimbangkan mesin fotokopi berkecepatan tinggi yang akan menyalin dokumen dalam jumlah besar dengan cepat. Mesin fotokopi floor standing seharga £ 2.000 – £ 5.000 akan memiliki output 36 – 50 eksemplar per menit (CPM), sementara mesin fotokopi performa tinggi dengan harga £ 5.000 – £ 10.000 memiliki output 60 CPM ke atas. Selain itu, jika Anda mencetak banyak salinan tunggal 1 kali, pilih mesin fotokopi dengan kecepatan salin pertama yang tinggi.

Bahan habis pakai:

Bahan habis pakai utama mesin fotokopi adalah toner, kertas, kit drum, dan kit fuser. Harga kartrid toner standar antara £ 65 dan £ 85. Kertas berharga £ 2 hingga £ 3 untuk 500 lembar. Harga kit drum bisa antara £ 125 dan £ 175, dan harga kit fuser antara £ 100 dan £ 200. Tidak ada yang murah, jadi sebaiknya Anda membeli toner dan kertas dalam jumlah besar untuk menghemat uang.

Jaringan:

Kebanyakan mesin fotokopi menjalankan protokol jaringan standar, tetapi kami menganjurkan agar Anda berkonsultasi dengan departemen TI Anda untuk memastikan model yang ingin Anda beli kompatibel dengan jaringan Anda. Melakukan ini sekarang dapat menyelamatkan Anda dari banyak masalah dalam jangka panjang.

Beli, sewa, atau sewa-guna:

Kebanyakan bisnis menyewa mesin fotokopi. Ini untuk menghindari pengeluaran modal yang signifikan yang diperlukan untuk membeli satu secara langsung.

Jika Anda hanya menginginkan mesin fotokopi untuk penggunaan sementara maka Anda harus mencari mesin fotokopi tanpa persyaratan minimum mengenai lama penggunaan, jika tidak, sewa tidak akan memungkinkan bisnis Anda menjadi sefleksibel yang Anda inginkan.

Periksa juga apakah Anda berhak atas peningkatan gratis dari waktu ke waktu.

Di sisi lain, membeli lebih murah dalam jangka panjang, Anda tidak perlu khawatir tentang pengeluaran bulanan, selain dari biaya pengoperasian, dan Anda memiliki kepemilikan langsung atas mesin tersebut dengan segera.

Namun, tidak akan ada peningkatan gratis yang tersedia jika mesin fotokopi sudah usang. Ini penting karena teknologi mesin fotokopi berubah dengan sangat cepat.

Bahkan ada opsi Pembelian Sewa, sehingga Anda tidak perlu mengalami pengeluaran modal awal yang besar dan setelah beberapa kali pembayaran bulanan Anda memiliki mesin fotokopi.

Namun demikian, kerugian tetap ada bahwa ini adalah opsi pembayaran yang tidak fleksibel dan Anda tidak memiliki mesin fotokopi sampai pembayaran terakhir Anda.

an pertanyaan kepada pemasok mesin fotokopi potensial, untuk berbicara dengan teknisi dan mengajukan pertanyaan kepada mereka tentang bagaimana mencegah kerusakan. Ini adalah informasi yang berguna untuk diketahui dan tanggapan teknisi akan memberi Anda gambaran tentang keahliannya.

Negosiasi:

Beberapa mesin fotokopi dijual dengan harga jual. Dealer mesin fotokopi terbiasa memberikan diskon antara 10% dan 20% dari harga eceran yang disarankan produsen, jadi setelah Anda menemukan beberapa penawaran yang Anda sukai, dealer tersebut akan dengan senang hati bernegosiasi.

Menguji mesin fotokopi sebelum Anda membeli:

Mintalah dealer mesin fotokopi ini untuk membawa mesin fotokopi yang Anda minati ke tempat kerja Anda dan hubungkan mereka ke jaringan Anda untuk memastikan mereka bekerja seperti yang Anda inginkan.

Jika penyalur mesin fotokopi tidak dapat melakukan ini untuk Anda, maka kunjungi penyalur dan uji mesin fotokopi di sana dan kemudian. Saat Anda menguji mesin fotokopi, menilai bagaimana mesin itu menangani tugas-tugas yang Anda lakukan setiap hari.

Superstore:

Mesin fotokopi low end dijual oleh pengecer besar dan toko online, tetapi kami menyarankan Anda untuk tidak menggunakannya. Penekanannya harus pada ‘layanan’ saat membeli mesin fotokopi dan pengecer ini tidak menawarkan perawatan pencegahan yang komprehensif dan dukungan berkelanjutan yang penting untuk memastikan mesin fotokopi berfungsi penuh yang akan memungkinkan efisiensi dan produktivitas tinggi di tempat kerja.